Prvo srečanje

Na prvem srečanju predstavijo sodelujoče, navedejo pravila skupinskega dela in začnejo z delom. Pri predstavitvi vsak posameznik poleg sebe predstavi tudi svoja pričakovanja in upanja glede dela v skupini. Na koncu mediator povzame izrečeno in predstavi tudi svoje videnje in dejanske cilje konkretnega kroga.

Z leti se je kot učinkovito izkazalo 10 pravil za delo v skupinah, kjer sodelujejo osebe različnih profilov, izobrazbe in socialnih statusov. Ta pravila imajo namen čim bolj izenačiti osebe, ki sodelujejo v krogu:

  1. Vsak je strokovnjak na svojem področju.
  2. Vsak mora imeti priložnost povedati svoje mnenje.
  3. Oseba, ki izpostavi problem ali pove osebno mnenje, za to ne bo kakorkoli kaznovana ali prikrajšana v svojem delovnem okolju.
  4. Debata se mora držati rdeče niti brez odmikov na manj pomembna področja.
  5. Različni pogledi na problematiko morajo biti razumljivo razloženi vsem, v izogib spodrsljajev zaradi nerazumevanja.
  6. Vse ideje se ne bodo uresničile, vsi predlogi pa se bodo pretehtali, a se jih lahko zavrže na katerikoli stopnji.
  7. Cilj je sprejemati skupne odločitve. Predlogi za izboljšave, ki niso sprejeti s strani vseh, se zavrnejo.
  8. Člani se morajo truditi, da se redno udeležujejo srečanj, v izogib izgube časa pri poročanju na naslednjem srečanju.
  9. Mediator ne sme izražati osebnega mnenja o predlogih, vsakršno mnenje se lahko hitro razume kot nagib k določeni skupini.
  10. Posamezni govori naj ne presegajo ene minute, tako lahko mediator zaustavi preveč zgovorne člane kroga.

Ko se opravi s prvima dvema točkama, se nadaljuje s konkretnim delom. Članom kroga mediator predstavi zdravstveno oceno zavarovalnice in rezultate podatkov, ki so jih pridobili z zgoraj navedenim vprašalnikom zaposlenih. Tu morajo biti člani sposobni empatije/uvida v položaj delavca in nato iskati rešitve skozi to perspektivo. Problematika, ki je izpostavljena preko vprašalnikov, služi kot rdeča nit za diskusijo. Neučinkovito je reševanje težav posameznika, osredotočajo se na težave, ki jih ima skupina.

Probleme tako zabeležijo v tabelo.

Ko je tako ustvarjena celotna slika napornih delovnih operacij, se izlušči vzroke, kot na primer dolgotrajna stoja, neprimerni okoljski dejavniki – vročina, hrup, vlaga, neergonomski položaji zaradi neprimernega orodja, psihični napori zaradi visokega tempa in časovnih rokov. Posebej so pozorni na situacije, kjer hkrati nastopata dva ali več dejavnikov.

Te probleme se razvrsti po pomembnosti in se o njih še bolj podrobno debatira skupaj s strokovnjaki, kar zaposlenim omogoči drugačen pogled na problematiko (z ostalimi delijo mnenja, kaj jim pomaga ali jih morda še dodatno ovira).

Končno se dodajo še rešitve za izboljšanje, namenoma brez finančnih okvirjev, da ne bi zaustavili toka idej. Pogosto k praktičnim rešitvam pomaga tudi ogled delovišča v praksi.

Ko so ponujene rešitve, je pomembna implementacija le-teh. Vsak član jih razporedi v tabelo po pomembnosti in po stroških.

Za implementacijo zahtevnejših in dražjih rešitev je razumljivo pomemben čas, aktualizacija trivialnih in cenejših rešitev pa se zahteva takoj. Nič ni bolj destruktivnega za delovanje krogov, kot je naraščanje pričakovanja med člani krogov in nato nezmožnost uresničitve obljub. V izogib tega je potrebno imenovati osebe, ki bodo spremembe vpeljale, in določiti roke, do kdaj bo to storjeno.

Po vpeljavi sprememb se ponovno izvede vprašalnik, ki nam odgovori ali in v kakšni meri so izboljšave delovale. In že so pripravljeni pogoji za nov krog.